大量の伝票を1枚ずつ総勘定元帳に転記するのは大変です。そこで1日分の伝票をまとめる仕訳日計表が登場します。
赤松 まい
伝票って毎日たくさん出るよね? それを1枚ずつ元帳に写すの、めっちゃ大変じゃない?
久世 環 先生
まさにそこが問題なの。
だから1日分の伝票を勘定科目ごとに集計する仕訳日計表を作るのよ。
これを使えば元帳への転記がぐっとラクになるわ。
御影 凛
補足すると、仕訳日計表は各勘定科目について、その日の借方合計と貸方合計を1行にまとめた集計表です。
伝票を勘定科目別に集計するので集計表の一種ですね。
月島 ルナ
どうやって作るんですかぁ?
久世 環 先生
まず、その日の入金伝票・出金伝票・振替伝票をぜんぶ集めて、勘定科目ごとに借方・貸方の金額を合計するの。
たとえば現金の借方合計、現金の貸方合計、売上の貸方合計…というふうにね。
赤松 まい
入金伝票は借方が現金だから、入金伝票の合計はぜんぶ現金の借方に入るってこと?
久世 環 先生
そのとおり! 入金伝票の金額合計はすべて現金の借方へ、出金伝票の金額合計はすべて現金の貸方へ集計されるの。
よく理解しているわね。
御影 凛
できあがった仕訳日計表は、借方合計と貸方合計が必ず一致します。
ここが最初のチェックポイントで、貸借が合わなければ集計ミスがあるということです。
月島 ルナ
そのあと、総勘定元帳に写すんですねぇ?
久世 環 先生
そう。
ここが今日の本題よ。
仕訳日計表から総勘定元帳へは、勘定科目ごとの合計金額を1回だけ転記するの。
1日分がまとめて1行で転記できるから効率的でしょう?
赤松 まい
つまり、伝票100枚あっても、現金勘定への転記は1日1回でいいってこと?
久世 環 先生
そのとおり! これを合計転記というの。
1枚1枚転記する個別転記に比べて、手間もミスもぐっと減るのよ。
御影 凛
補足すると、総勘定元帳へは合計転記する一方で、売掛金元帳や買掛金元帳といった補助元帳へは伝票から1枚ずつ個別転記します。
集計する先で転記の仕方が違う点に注意です。
月島 ルナ
総勘定元帳の摘要欄には、何て書くんですかぁ?
久世 環 先生
仕訳日計表からまとめて転記したときは、摘要欄に『仕訳日計表』と書くの。
どこから転記したかが後で追えるようにね。
試験では仕訳日計表を完成させて、そこから元帳の勘定残高を求める問題がよく出るわよ。
赤松 まい
1日分をまとめて、貸借が合うか確認してから元帳にドンと1回。
流れがスッキリしたよ!
確認クイズ
仕訳日計表を用いた記帳について、正しい説明はどれか。
- 仕訳日計表から総勘定元帳へは、伝票1枚ごとに個別転記する
- 仕訳日計表から総勘定元帳へは、勘定科目ごとの合計を1回だけ合計転記する
- 仕訳日計表は借方合計と貸方合計が一致しないのが普通である
- 仕訳日計表は売掛金元帳への転記のためだけに作成する
こたえを見る
正解: 2. 仕訳日計表から総勘定元帳へは、勘定科目ごとの合計を1回だけ合計転記する
正解は2。仕訳日計表で1日分を勘定科目ごとに集計し、総勘定元帳へは合計を1回だけ合計転記します。1は個別転記ではなく合計転記なので誤り、3は仕訳日計表は必ず貸借が一致するので誤り、4は補助元帳へは伝票から個別転記するため『売掛金元帳への転記のためだけ』という説明は誤りです。
